HR and payroll in Austria - complete Lohnverrechnung service

Lohnverrechnung to comiesięczne naliczanie wynagrodzeń pracowników zatrudnionych lub delegowanych do Austrii. Obejmuje przygotowanie list płac, obliczenie wynagrodzenia brutto i netto, potrącenie podatku Lohnsteuer oraz składek na ubezpieczenia społeczne, a także przygotowanie deklaracji do urzędu i instytucji ubezpieczeniowej. W praktyce jest to pełna obsługa formalności płacowych po stronie pracodawcy działającego w Austrii.

Obowiązek dotyczy każdego pracodawcy, który zatrudnia pracowników podlegających austriackiemu ubezpieczeniu, oraz polskich firm delegujących pracowników do pracy w Austrii. Nawet jeśli firma nie ma w Austrii siedziby, przy spełnieniu warunków musi rozliczać wynagrodzenia i składki zgodnie z austriackimi przepisami. Zakres obowiązków zależy od formy zatrudnienia, branży i miejsca wykonywania pracy.

Pracownika należy zgłosić do austriackiej kasy zdrowotnej jeszcze przed rozpoczęciem pracy (Anmeldung vor Arbeitsantritt). Zgłoszenie składa się elektronicznie przez system ELDA do właściwej instytucji ubezpieczeniowej. Pracownik ma prawo otrzymać kopię zgłoszenia w pierwszym dniu pracy, dlatego dopełnienie tej formalności na czas jest kluczowe dla legalności zatrudnienia.

ÖGK (Österreichische Gesundheitskasse) to austriacka kasa zdrowotna, która prowadzi ubezpieczenie zdrowotne pracowników oraz przyjmuje zgłoszenia i składki. To do niej pracodawca zgłasza pracownika przed rozpoczęciem pracy i odprowadza składki na ubezpieczenie społeczne. Aktualne zasady i szczegóły zgłoszeń warto potwierdzać bezpośrednio w ÖGK.

Składki na ubezpieczenia społeczne obejmują między innymi ubezpieczenie zdrowotne, emerytalne i wypadkowe, a ich koszt dzieli się między pracownika i pracodawcę. Część potrąca się z wynagrodzenia pracownika, a część finansuje pracodawca dodatkowo do pensji. Dokładne stawki i podstawy są okresowo zmieniane i ustala je system ubezpieczeń, dlatego aktualne wartości weryfikujemy w ÖGK dla konkretnego przypadku.

Lohnsteuer to austriacki podatek dochodowy od wynagrodzeń, potrącany przez pracodawcę z pensji pracownika i przekazywany do urzędu skarbowego (Finanzamt). Ma charakter progresywny, więc jego wysokość rośnie wraz z poziomem dochodu. Pracodawca odprowadza zaliczki na Lohnsteuer co miesiąc w ustawowych terminach oraz przygotowuje roczne zestawienie wynagrodzeń.

Lista płac obejmuje wynagrodzenie brutto, podstawę opodatkowania, naliczony podatek Lohnsteuer, składki na ubezpieczenia oraz wynagrodzenie netto do wypłaty. Sporządza się ją co miesiąc dla każdego pracownika i stanowi podstawę rozliczeń z urzędem oraz instytucją ubezpieczeniową. Prawidłowo przygotowana lista płac jest też dokumentem potwierdzającym zgodność z austriackim prawem pracy.

Pracodawca składa comiesięczne deklaracje podatkowe oraz odprowadza składki i zaliczki na Lohnsteuer w ustawowych terminach, a raz w roku przygotowuje roczne zestawienie wynagrodzeń. Terminy są ściśle określone przez austriackie przepisy i ich niedotrzymanie może skutkować sankcjami. Konkretne daty i formularze warto potwierdzać u doradcy lub we właściwym urzędzie, bo zależą od sytuacji firmy.

Austriacki system przewiduje obowiązkowe dodatkowe wynagrodzenia (Sonderzahlungen), potocznie zwane 13. i 14. pensją, czyli wynagrodzeniem wakacyjnym i świątecznym. Wypłacane są proporcjonalnie do okresu zatrudnienia i podlegają odrębnym, korzystniejszym zasadom opodatkowania. Trzeba je uwzględnić w rozliczeniach, bo wpływają na całkowity koszt zatrudnienia oraz wysokość obciążeń podatkowo-składkowych.

Przy delegowaniu pracowników z Polski do Austrii, poza standardowym naliczaniem płac, wymagane są dodatkowe formalności: zaświadczenie A1 potwierdzające podleganie polskiemu ZUS oraz zgłoszenie delegowania ZKO3. Zakres obowiązków zależy od tego, czy pracownik pozostaje w polskim systemie ubezpieczeń, czy podlega austriackiemu. Dlatego rozliczenie delegowania wymaga wcześniejszego ustalenia właściwego ustawodawstwa dla danego przypadku.

Firmy budowlane delegujące pracowników do Austrii podlegają dodatkowo przepisom BUAG i obowiązkom wobec kasy urlopowej BUAK, która obejmuje branżę budowlaną. Obowiązek zgłoszenia i opłacania składek do BUAK powstaje od pierwszego dnia pracy na terenie Austrii. Do tego dochodzi zgodność z przepisami o zwalczaniu dumpingu płacowego, co czyni rozliczenia w budownictwie bardziej złożonymi.

Do podstawowych obowiązków należą: rejestracja w systemie ubezpieczeń społecznych i uzyskanie numeru pracodawcy, zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia przed rozpoczęciem pracy, odprowadzanie składek i zaliczek na Lohnsteuer w terminach oraz prowadzenie dokumentacji pracowniczej i ewidencji czasu pracy. W przypadku delegowania dochodzą A1 i ZKO3, a w budownictwie obowiązki wobec BUAK. Braki w tych obszarach grożą kontrolami i karami administracyjnymi.

Do rozpoczęcia obsługi potrzebne są dane firmy, dane pracowników wraz z numerami ubezpieczenia, informacje o formie i warunkach zatrudnienia oraz dokumenty związane z delegowaniem, jeśli dotyczy, na przykład A1 i ZKO3. W branży budowlanej dodatkowo dokumenty potrzebne do rozliczeń z BUAK. Dokładną listę ustalamy indywidualnie na starcie współpracy, dopasowując ją do sytuacji konkretnej firmy.

Przejmujemy pełną obsługę kadrowo-płacową: przygotowujemy miesięczne listy płac, rozliczamy Lohnsteuer i składki, obsługujemy zgłoszenia pracowników oraz deklaracje do urzędu i instytucji ubezpieczeniowej. Prowadzimy też formalności związane z delegowaniem i obowiązkami branżowymi. Działamy z ponad 20-letnim doświadczeniem, dbając o zgodność z austriackimi przepisami i terminowość rozliczeń.

Obsługę rozliczamy w modelu stałej opłaty, bez prowizji od wynagrodzeń czy naliczonych kwot. Dzięki temu koszt jest przewidywalny, a Ty z góry wiesz, za co płacisz. Dokładną wycenę przygotowujemy indywidualnie na podstawie liczby pracowników i zakresu obsługi, dlatego najlepiej skontaktować się z nami po konkretną ofertę.