ul. Żywiecka 155a, 43-300 Bielsko-Biała +48 515 096 602 biuro@fenixtax.pl
Become a partner
Baner
Austria Austria

Entry on the HFU list in Austria - Haftungsfreies Unternehmen for construction companies

Entry on the HFU list (Haftungsfreies Unternehmen) allows construction companies in Austria to avoid joint liability for subcontractors social security contributions under § 67b ASVG. A company on the HFU-Gesamtliste is exempt from the 25% deduction on payments from the contractor (20% social security contributions + 5% tax advance). In the construction industry, HFU listing is often a condition for cooperation with a general contractor, and lack of it may mean that part of the payment is deducted from every invoice.

Fixed fee for handling the application
Verification of conditions before submitting documents
Completing the required attachments
Monitoring the procedure until the entry is obtained
Contact us Call us

Documents and prices

Service price list -

Service Price
1 Income tax settlement from Austria 120 EUR
2 Handling enforcement proceedings, writ of execution from the Austrian tax office Price on request
3 Tax registration for companies employing workers in Austria 290 EUR

Document packages -

What is the HFU list and why is it so important?

The HFU list is a public register of construction companies that meet the conditions for exemption from the client's joint liability for the subcontractor's contribution arrears. If a company is not on the list, the contracting party is obliged to withhold 25% of the remuneration.

In practice, this means that:

- the contracting party may pay 100% of the remuneration without deductions only to a company on the list
- the listing increases the company's credibility in the subcontracting chain
- the absence of a listing may make it harder to sign a contract in Austria

For Polish construction companies operating in Austria, the HFU listing is one of the key formal elements when carrying out contracts.

Austria services

Conditions for being added to the HFU list

To be added to the HFU list, a company must meet specific statutory requirements.

The most important conditions include:

- provision of construction services within the meaning of § 19 Abs. 1a UStG for at least 3 years
- no significant arrears in social contributions in the period up to 2 months back
- correct registration of employees in the insurance system (ASVG)
- complete contribution-base declarations

In the case of sole proprietorships without employees, insurance under the GSVG system is required, as well as the absence of arrears exceeding the permitted limits.

Before submitting the application, FENIX TAX verifies that the conditions are met in order to minimise the risk of rejection.

Austria services

What does the HFU listing procedure look like?

The procedure includes preparing the application (Erstantrag or an application for re-listing), gathering the required company data and attaching documents confirming the provision of construction activity for at least 3 years.

The documentation includes, among others:

- the company's registration data consistent with the Firmenbuch entry
- contribution account numbers and insurance data
- confirmations of VAT settlements for recent years
- consent to publish the data in the register

A decision on the listing is issued within up to 8 weeks of submitting a complete application.

Austria services

HFU listing for Polish construction companies in Austria

For Polish companies providing construction services in Austria, being on the HFU list is particularly important when working in a subcontracting model. General contractors often require proof of listing before work begins.

In many cases, the absence of a listing results in:

- withholding of 25% of the value of each invoice
- delays in payments
- additional verifications by the contracting party

Therefore, the HFU listing is an element that safeguards the financial liquidity of a company carrying out contracts in Austria.

Austria services

Advantages of being on the HFU list

Being on the HFU list eliminates the withholding of 25% of the value of each invoice - consisting of 20% security for social contributions and 5% tax prepayment - which the contracting party is entitled to retain from a company not on the list. For Polish construction companies carrying out contracts in Austria, this means full payment of remuneration without delays resulting from the security procedure.

The listing also acts as a signal of credibility in the subcontracting chain. General contractors treat presence on the HFU-Gesamtliste as confirmation of the company's contribution reliability, which in practice translates into easier signing of contracts and the absence of additional verifications before each payment.

Austria services

Disadvantages and limitations of the HFU listing

The listing is not a one-off formality - the company must maintain ongoing punctuality in paying contributions. Arrears or a sharp increase in employment (by at least 200%) may result in removal from the list, which immediately restores the 25% withholding obligation on the contracting party's side.

Obtaining the listing requires documenting at least 3 years of providing construction services in Austria, confirmed by VAT returns. For companies just entering the Austrian market or operating for less than 3 years, the listing is formally unavailable until the seniority condition is met. In addition, the application must be submitted in person or through an authorised representative directly at the DLZ-AGH centre, and the waiting time for a decision is up to 8 weeks - which, for an urgent contract, may be a significant time constraint.

Austria services

What does the FENIX TAX service include?

Handling the application for listing on the HFU list includes:

- analysis of the company's status and fulfilment of the statutory conditions
- verification of contribution arrears
- preparation of the complete application
- indication of the required attachments
- conducting correspondence during the proceedings
- support in the event of a request to supplement documents

As a result, the entrepreneur reduces the risk of formal errors and shortens the time needed to obtain a decision.

Austria services

Just a few steps!

1

Send your enquiry

2

We will call you

3

We handle the paperwork

4

You receive your money

Reviews from our clients

Explore other services

FAQ

Co to jest lista HFU?

HFU-Liste (Gesamtliste der haftungsfreistellenden Unternehmen) to austriacki, publiczny rejestr prowadzony przez kasę zdrowia OGK. Znajdują się na nim firmy budowlane i sprzątające, które spełniają warunki dotyczące składek i rozliczeń. Wpis oznacza status przedsiębiorstwa zwolnionego z odpowiedzialności (haftungsfreistellend).

Czym jest Auftraggeberhaftung (AGH) i dlaczego lista HFU ma z nią związek?

Auftraggeberhaftung to austriacka zasada odpowiedzialności zleceniodawcy. Firma zlecająca prace podwykonawcy odpowiada za jego składki na ubezpieczenie społeczne oraz część podatków, jeśli podwykonawca ich nie odprowadzi. Wpis podwykonawcy na listę HFU zdejmuje tę odpowiedzialność ze zleceniodawcy, dlatego generalni wykonawcy chętnie współpracują z firmami z listy.

Kogo dotyczy odpowiedzialność zleceniodawcy w Austrii?

AGH obejmuje branżę budowlaną oraz usługi sprzątające, gdy prace są zlecane w formie podwykonawstwa, czyli przekazywane dalej innej firmie. Dotyczy to zarówno dużych generalnych wykonawców, jak i mniejszych firm zatrudniających podwykonawców. To główny powód, dla którego polskie firmy budowlane w Austrii pytają o wpis na listę HFU.

Co wpis na listę HFU daje mojej firmie jako podwykonawcy?

Wpis czyni Twoją firmę bardziej wiarygodnym partnerem, bo zleceniodawca nie ponosi już ryzyka odpowiedzialności za Twoje składki. W praktyce oznacza to, że zleceniodawca nie musi zatrzymywać i przekazywać do urzędu części wynagrodzenia jako zabezpieczenia. Otrzymujesz pełną kwotę faktury, a nie jej pomniejszoną część.

Co wpis daje zleceniodawcy?

Zleceniodawca zostaje zwolniony z odpowiedzialności za składki i podatki podwykonawcy z danego zlecenia. Nie musi weryfikować rozliczeń podwykonawcy ani potrącać części wynagrodzenia. Wystarczy, że sprawdzi obecność firmy na publicznej liście HFU w dniu płatności.

Co się dzieje, gdy firma nie jest na liście HFU?

Wtedy zleceniodawca, aby uwolnić się od odpowiedzialności, musi zatrzymać część wynagrodzenia i przekazać ją do austriackiego centrum DLZ-AGH. Przy pracach budowlanych jest to określony ustawowo procent wartości zlecenia (część na składki i część na podatek). Aktualną wysokość tych stawek potwierdza DLZ-AGH oraz OGK, bo są to wartości urzędowe.

Kto może starać się o wpis na listę HFU?

O wpis może wnioskować firma świadcząca usługi budowlane lub sprzątające, także jednoosobowa działalność. Warunkiem wstępnym jest odpowiedni staż w wykonywaniu takich prac oraz uregulowana sytuacja składkowa. Usługa FenixTax jest skierowana głównie do polskich firm budowlanych działających w Austrii jako podwykonawcy.

Jakie są warunki uzyskania wpisu?

Firma musi wykazać co najmniej trzyletni okres świadczenia usług budowlanych na terenie Unii Europejskiej, EOG lub Szwajcarii, nie mieć zaległości w składkach za wymagany okres oraz mieć złożone wszystkie wymagane deklaracje podstaw składek. Pracownicy muszą być prawidłowo zgłoszeni do ubezpieczenia. Szczegółowe kryteria potwierdza DLZ-AGH, ponieważ to instytucja decydująca o wpisie.

Jak przebiega proces wpisu?

Wpis następuje na pisemny wniosek złożony do centrum DLZ-AGH, ewentualnie elektronicznie przez panel pracodawcy. Do wniosku dołącza się dokumenty potwierdzające spełnienie warunków składkowych i stażowych. Po weryfikacji firma zostaje umieszczona na publicznej liście HFU.

Jak długo trwa uzyskanie wpisu?

Zwykle trzeba liczyć się z kilkoma tygodniami oczekiwania na decyzję po złożeniu kompletnego wniosku. Dokładny czas zależy od instytucji i kompletności dokumentów. Konkretny termin w danej sprawie warto potwierdzić w DLZ-AGH.

Czy wpis na listę HFU jest bezterminowy?

Nie. Lista podlega okresowej weryfikacji przez OGK. Firma pozostaje na niej tak długo, jak spełnia warunki: brak zaległości składkowych i złożone deklaracje. Utrata tych warunków grozi skreśleniem z listy.

Co się dzieje, gdy firma zostanie skreślona z listy?

Skreślenie oznacza powrót do sytuacji, w której zleceniodawca ponownie ponosi odpowiedzialność za składki podwykonawcy lub musi potrącać część wynagrodzenia. Po skreśleniu firma może złożyć wniosek o ponowny wpis, gdy ureguluje sytuację składkową i deklaracje.

Czy wpis na listę HFU zwalnia z płacenia składek i podatków w Austrii?

Nie. Lista HFU dotyczy wyłącznie odpowiedzialności zleceniodawcy, a nie obowiązków podatkowych i składkowych Twojej firmy. Nadal trzeba prawidłowo rozliczać składki, deklaracje i podatki. Właśnie ich bieżące regulowanie jest warunkiem utrzymania się na liście.

Jak FenixTax pomaga w uzyskaniu wpisu na listę HFU?

Sprawdzamy, czy Twoja firma spełnia warunki, kompletujemy dokumenty, przygotowujemy wniosek i prowadzimy korespondencję z austriackimi instytucjami. Wspieramy też w bieżącym uzupełnianiu braków, aby wpis został przyznany i utrzymany. Działamy na rynku rozliczeń zagranicznych od ponad 20 lat.

Ile kosztuje pomoc FenixTax przy wpisie na listę HFU?

Pracujemy w modelu stałej, ustalonej z góry opłaty, bez prowizji liczonej od wartości Twoich zleceń czy faktur. Dokładny koszt przedstawiamy indywidualnie po wstępnej analizie sytuacji firmy. Zapraszamy do kontaktu, aby omówić zakres i wycenę.