Zwolnienie lekarskie w Niemczech: procedura zgłoszenia i druk ZUS ZLA

Chorobę należy zgłosić pracodawcy pierwszego dnia, a zaświadczenie dostarczyć najpóźniej do 4. dnia. Od 2023 roku niemieckie zwolnienia są przekazywane elektronicznie w systemie eAU.

Polskie zwolnienie lekarskie (wydruk e-ZLA z podpisem i pieczątką lekarza) jest akceptowane przez niemiecką kasę chorych, pod warunkiem że pacjent dostarczy je zarówno do kasy chorych, jak i do pracodawcy. Dla firm delegujących pracowników istotna jest prawidłowa obsługa zarówno eAU, jak i polskich zwolnień wymagających dodatkowej procedury. Przez pierwsze 6 tygodni pracodawca wypłaca 100% wynagrodzenia, a następnie kasa chorych wypłaca Krankengeld.

Jak zgłosić chorobę pracodawcy w Niemczech

Zwolnienie lekarskie w Niemczech wymaga zgłoszenia pracodawcy telefonicznie lub mailowo pierwszego dnia niezdolności do pracy, przed rozpoczęciem pracy. Zaświadczenie lekarskie trzeba dostarczyć najpóźniej czwartego dnia choroby.

Samo Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nie zastępuje informacji od pracownika. Firma delegująca powinna ustalić, do kogo, w jakich godzinach i którym kanałem pracownik zgłasza chorobę. Najczęściej stosuje się telefon, e-mail albo SMS, zgodnie z wewnętrznymi zasadami firmy. Zgłoszenie powinno obejmować datę rozpoczęcia niezdolności do pracy oraz przewidywany czas absencji, jeśli pracownik go zna.

Przy przedłużeniu choroby pracownik przekazuje Folgebescheinigung, czyli kolejne zaświadczenie o niezdolności do pracy. Od 2023 roku eAU umożliwia pracodawcy pobranie danych z systemu ubezpieczenia zdrowotnego w Niemczech. Nie zwalnia to jednak pracownika z obowiązku osobistego poinformowania firmy o chorobie pierwszego dnia. System eAU nie dotyczy polskiego ZUS ZLA, dla którego należy stosować odrębną procedurę.

Firma może wskazać jedną preferowaną drogę przekazywania dokumentów, na przykład e-mail ze skanem lub plikiem PDF, dostarczenie papierowego zaświadczenia osobiście albo wysyłkę pocztą. Dokumentację należy przechowywać na potrzeby spraw kadrowo-płacowych.

System eAU: elektroniczne zwolnienia od 2023 roku

Od stycznia 2023 roku zwolnienie lekarskie w Niemczech jest obsługiwane elektronicznie przez system eAU. Lekarz przekazuje dane z elektronicznego Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung do Krankenkasse, a pracodawca pobiera je cyfrowo, bez potrzeby dostarczania papierowego dokumentu AU.

Dla firmy delegującej pracowników oznacza to konieczność dostępu do danych z Krankenkasse, najczęściej przez portal albo używane oprogramowanie kadrowo-płacowe. System obejmuje zarówno Erstbescheinigung, czyli pierwsze zwolnienie, jak i Folgebescheinigung, czyli jego przedłużenie. Pracownik nadal musi jednak zgłosić chorobę pierwszego dnia. eAU nie zastępuje tej informacji przekazywanej pracodawcy.

Polskie L4, w tym druk ZUS ZLA, nie trafia do niemieckiego systemu eAU. W takim przypadku obowiązuje osobna procedura przekazania dokumentu, opisana w kolejnej sekcji.

Polskie L4 w Niemczech

Zwolnienie lekarskie w Niemczech wystawione w Polsce może być uwzględniane na podstawie przepisów UE.

Znaczenie mają tu rozporządzenia WE nr 883/2004 i 987/2009 oraz to, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega pracownik. Dotyczy to przykładowo osoby delegowanej do Niemiec z ważnym zaświadczeniem A1, która nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń.

Zakres formalności zależy od sytuacji ubezpieczeniowej pracownika, zasad obowiązujących u pracodawcy oraz roli niemieckiej Krankenkasse przy rozliczaniu świadczeń, takich jak Entgeltfortzahlung lub Krankengeld.

Zaświadczenie powinno wyraźnie potwierdzać niezdolność do pracy (Arbeitsunfähigkeit), a nie wyłącznie fakt choroby. Dokument powinien zawierać w szczególności dane pracownika i lekarza oraz datę wystawienia i okres niezdolności do pracy.

Tłumaczenie na język niemiecki nie zawsze jest formalnie wymagane, lecz może ułatwić kontakt z niemieckim pracodawcą albo Krankenkasse. Firmy delegujące pracowników mogą skorzystać z obsługi kadrowo-płacowej w Niemczech oferowanej przez FenixTax w zakresie dokumentacji i rozliczeń pracowniczych.

Druk ZUS ZLA: jak przekazać zwolnienie

Zwolnienie wystawione przez polskiego lekarza przekazuje się pracodawcy i niemieckiej kasie chorych w terminie wynikającym z zasad obowiązujących u pracodawcy oraz w danej Krankenkasse.

Zaświadczenie wystawia lekarz. Przed wysyłką trzeba sprawdzić, czy dokument jest czytelny, kompletny i zawiera dane potrzebne odbiorcy.

ZUS ZLA nie zastępuje dokumentów lub zgłoszeń wymaganych przy potwierdzaniu niezdolności do pracy w niemieckim systemie ubezpieczenia zdrowotnego. Sposób przekazania zwolnienia, w tym forma elektroniczna albo papierowa, warto ustalić z pracodawcą i właściwą Krankenkasse.

Nieterminowe lub niekompletne przekazanie dokumentu może utrudnić rozliczenie nieobecności oraz wypłatę Entgeltfortzahlung lub późniejszego Krankengeld. Skutki zależą od sytuacji pracownika, zasad pracodawcy i reguł stosowanych przez kasę chorych.

Firma delegująca pracowników powinna przekazać im instrukcję obiegu zwolnień i kontrolować kompletność dokumentacji. FenixTax oferuje obsługę kadrowo-płacową dla firm delegujących pracowników do Niemiec, obejmującą prowadzenie dokumentacji kadrowej i rozliczanie wynagrodzeń.

Wynagrodzenie i Krankengeld w czasie choroby

Przy zwolnieniu lekarskim w Niemczech przez pierwsze 6 tygodni niezdolności do pracy pracownik otrzymuje 100% normalnego wynagrodzenia od pracodawcy. Po tym czasie kasa chorych, czyli Krankenkasse, może wypłacać Krankengeld: zasadniczo wynosi ono 70% wynagrodzenia brutto, jednak nie więcej niż 90% dotychczasowego dochodu netto.

Pierwszy etap świadczenia to Entgeltfortzahlung, czyli ustawowa kontynuacja wypłaty wynagrodzenia podczas choroby. Dla rozliczeń firmy istotne jest prawidłowe udokumentowanie okresu niezdolności do pracy, także gdy pracownik przedstawia zaświadczenie wystawione poza Niemcami, np. polskie ZUS ZLA.

Po upływie 6 tygodni świadczenie wypłaca Krankenkasse, a nie pracodawca. Krankengeld może być wypłacany maksymalnie przez 78 tygodni w ciągu 3 lat, jeśli niezdolność do pracy wynika z tej samej choroby. Firma nadal prowadzi dokumentację i przekazuje dane potrzebne do ustalenia prawa do Krankengeld.

Przy delegowaniu pracowników do Niemiec pracodawca powinien ewidencjonować dni choroby, datę rozpoczęcia niezdolności oraz kolejne zaświadczenia, w tym przedłużenia zwolnienia. Obsługa kadrowo-płacowa FenixTax może pomóc w naliczaniu wynagrodzeń chorobowych, prowadzeniu dokumentacji oraz raportowaniu do Krankenkasse.

FAQ

Jak dostarczyć L4 z Polski do Niemiec?

Polskie L4 dostarcz do niemieckiej kasy chorych w ciągu 7 dni od stwierdzenia niezdolności do pracy, a kopię przekaż pracodawcy. Formę wysyłki ustal z kasą chorych i pracodawcą.

Ile mam czasu na dostarczenie zwolnienia lekarskiego w Niemczech?

Gdy niezdolność do pracy trwa dłużej niż 3 dni kalendarzowe, zaświadczenie lekarskie należy przedłożyć pracodawcy najpóźniej w następnym dniu roboczym, czyli w czwartym dniu choroby. Od 2023 roku niemieckie zwolnienia są przekazywane automatycznie przez system eAU, ale chorobę nadal trzeba zgłosić pracodawcy pierwszego dnia.

Czym jest Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung to niemieckie zaświadczenie lekarskie potwierdzające niezdolność do pracy, nazywane także AU-Bescheinigung lub Krankschreibung. Od 2023 roku lekarz przekazuje je elektronicznie przez system eAU do kasy chorych, a pracodawca pobiera dane z systemu.

Jaka jest kara za niezgłoszenie zwolnienia lekarskiego w Niemczech?

Brak zgłoszenia choroby pierwszego dnia albo niedostarczenie zaświadczenia w terminie może skutkować utratą prawa do wynagrodzenia chorobowego (Entgeltfortzahlung) i problemami z wypłatą Krankengeld. W skrajnych przypadkach może to stanowić podstawę do rozwiązania umowy, a konsekwencje zależą od regulaminu pracy i polityki pracodawcy.